Confira 10 ferramentas que favorecem a produtividade no trabalho

São Paulo, 24/11/2025 - A experiência e expertise acumulada por um profissional maduro, pode ganhar aliados importantes em aplicativos que ajudam a organizar os trabalhos, gerenciar o tempo, acompanhar o andamento de projetos e de outros afazeres. Dessa maneira, possibilitam ganhos na produtividade. Entre eles estão ferramentas como Trello, Todoist, Asana/Notion, Evernote ou Google Keep, Google Calendar, Outlook Calendar, Calendly e os apps de videoconferência. 

Mas como saber o que usar? E como usar? “Se a pessoa percebe, por exemplo, que tem deficiência em gestão de tempo ou de organização, é possível pesquisar no Google e descobrir as ferramentas disponíveis”, diz o diretor de Talent Solutions da empresa global de recursos humanos Randstad, Wladimir Castro Parada. 

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No entanto, além da busca na internet, é recomendável também consultar as pessoas a sua volta no trabalho e fora dele. “Trocar ideias com os pares, pegar referências, perguntar se dá resultados”, recomenda Parada. E se certificar qual é o produto que vai se adequar as suas necessidades. 

Muitas vezes, o contato com os aplicativos pode ocorrer no desempenho das próprias funções. Foi o que aconteceu com a professora e diretora de Inovação e Fomento da Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES), Jamile Sabatini Marques, de 57 anos.

Ela conta que conheceu o Trello na época em que coordenava um grupo de pesquisa na Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), quando alunos a apresentaram à ferramenta. Depois, levou o uso para a ABES, que já tinha uma cultura digital forte e equipes distribuídas pelo País. Ele é um dos aplicativos mais populares voltados à organização e priorização de tarefas.

É muito usado na gestão de projetos, mas não só. “Trouxe o Trello para dentro da ABS, para a nossa gestão diária”, conta Marques, que é doutora  em Engenharia e Gestão do Conhecimento pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Pelo fato de a associação em que trabalha ter caráter nacional, com colaboradores espalhados pelo País e vários projetos em andamento, ela diz que o uso do aplicativo é muito importante para acompanhar o andamento de cada um dos projetos e das tarefas dos envolvidos. 

"Você não precisa fazer o contato, está tudo ali. E você consegue entender os fluxos, medir se está funcionando, se não está, como melhorar", diz ela.

A gerente de Marketing da ABES, Gisele Guerra, 51 anos, conta que usa o Trello “para tudo”.

“Eu consigo enxergar ali tudo que eu tenho para fazer e entregar naquele dia. Vejo se não vai dar tempo e vou ter que negociar algum prazo”, acrescenta.

O Trello, no entanto, é apenas um entre outros focados em produtividade. Parada lembra que os aplicativos tem versões mais simples e gratuitas e outras mais sofisticadas, mas são pagas. Segundo ele, os valores são em dólar. Mas a escolha de uma versão ou outra depende da função da pessoa e do uso que ela vai fazer da ferramenta. Ele ressalta que, eventualmente, a política de segurança da empresa pode impedir a adoção de algum desses aplicativos. 

O executivo também destaca que não basta ter os aplicativos instalados no computador, mas que também é preciso disciplina para usá-los constantemente e, assim, terem o efeito desejado. 

O que faz: É considerado ideal para o gerenciamento de projetos ou fluxos de trabalho usando visualização em cards ou quadros, criando colunas como A Fazer, Em andamento e Concluído.

Vantagem: Permite a visualização clara do status de cada projeto, facilitando sua gestão e o vcompartilhamento da informação sobre o progresso a todos os envolvidos e a todas as partes interessadas.

O que faz: Usado para criar listas de tarefas, estabelecer prioridades e determinar prazos. Envia lembretes para garantir que nada seja esquecido.

Vantagem: Com prioridades bem definidas, o foco é orientado para tarefas de maior impacto, evitando a dispersão em atividades menos relevantes.

O que faz: É considerada uma ferramenta mais robusta e que pode servir para o gerenciamento de projetos complexos. Além do rastreamento de tarefas, também dá ênfase a cronogramas e fluxos de trabalho tradicionais.

Vantagem: Como seus antecessores, possibilita foco claro no status de projetos e de tarefas, facilitando a organização das atividades.

O que faz: Serve para o gerenciamento de projetos mais complexos, mas também pode ser utilizado como um “wiki” pessoal – um espaço para uma pessoa centralizar e organizar seus próprios pensamentos, notas, projetos, referências e outros dados. 

Vantagem: É considerado um instrumento fácil para iniciantes em gerenciamento de projetos, com uma interface mais estruturada. Como “wiki”, oferece ferramentas de edição fáceis de usar, permitindo que o usuário adicione, modifique ou exclua conteúdo rapidamente.

O que fazem: Embora tenham pequenas diferenças entre si, são úteis para centralizar anotações, documentos, artigos, ideias e referências em cadernos digitais. Podem, por exemplo, ser usados para anotações rápidas e organizar informações de reuniões. 

Vantagem: Ter todas as informações e referências facilmente acessíveis proporciona economia de tempo. 

O que faz: É simples e rápido para a criação de notas curtas e listas de verificação, com sincronização  com o Google Agenda.

Vantagem: A centralização de informações proporciona economia de tempo ao evitar a busca por notas em vários lugares.

O que fazem: Gerenciam compromissos, agendam reuniões com links diretos para videoconferências e definem bloco de tempo para tarefas.

Vantagem: Facilidade para organizar e marcar compromissos, resultando em economia de tempo.

O que faz: A pessoa conecta seu calendário e a ferramenta gera um link para que outras pessoas agendem reuniões apenas nos seus horários disponíveis.

Vantagem: Evita a troca de e-mails com perguntas para agendar um horário adequado para as duas partes, o que drena o tempo e a produtividade.’