Como fazer da IA sua assistente pessoal: veja dicas de professor

São Paulo - O uso da inteligência artificial (IA) para organizar rotinas, analisar dados e automatizar atividades permite ampliar a produtividade e liberar tempo para atividades estratégicas e criativas. O uso da IA, entretanto, ainda pode provocar receio e inibição para superar o desconhecimento, principalmente entre profissionais 50+.

Mas é possível superar essa fase, como conta o gerente de educação da Fundação Vanzolini, Ricardo Cavalini. Ele defende que a IA não deve ser vista como uma ameaça ao trabalho, mas como uma ferramenta capaz de transformar a forma como as pessoas executam suas tarefas. Segundo o professor, atividades que antes exigiam cálculos e acompanhamento manual podem ser executadas pela IA em segundos.

Quando você busca IA para encontrar ferramentas,  caminhos que aumentem a sua produtividade, você está se tornando mais necessário do que você era antes.”

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IA pode ser sua secretária virtual

A tecnologia ajuda a automatizar rotinas, organizar informações e ampliar a capacidade de criação e análise dos profissionais 50+. Para Cavalini, a produtividade depende menos da ferramenta em si e mais da maneira como ela é utilizada.

O primeiro passo é identificar tarefas repetitivas e rotineiras que possam ser automatizadas.

Agenda e tarefas do e-mail

A IA pode ser utilizada como uma espécie de secretária virtual, responsável por organizar compromissos, lembrar prazos e priorizar atividades, ler as mensagens de e-mail.

Cavallini afirma receber entre 200 e 250 e-mails por dia e diz que a IA ajuda a resumir mensagens, recuperar contextos de conversas antigas e sugerir respostas.

“A IA já faz tudo isso para mim e me entrega: ‘Primeiro e-mail que você precisa responder é esse aqui, depois você precisa fazer essa ligação. Ela avisa: ‘Há um outro e-mail de três meses atrás sobre o mesmo tema. Lembre disso na hora de responder’. Isso me torna muito mais produtivo.”

Cavalini conta que utiliza ferramentas amplamente disponíveis no mercado, como ChatGPT, Claude e aplicativos do Google, conectados por meio de integrações que permitem acesso a e-mails, agenda e arquivos armazenados na nuvem. O diferencial, segundo ele, está na personalização dos agentes de IA para necessidades específicas.

Gestão de projetos e orçamentos

A automação também pode ser aplicada para gestão de projetos, controle de cronogramas, acompanhamento de orçamentos e elaboração de previsões (análises preditivas).

Para obter esses resultados, é necessário orientar a inteligência artificial. A construção de contexto é uma etapa essencial. “Você precisa dizer quem a IA é."

Ao solicitar a elaboração de um curso ou qualquer outro conteúdo, é importante definir o perfil, a experiência e a forma de atuação esperada da ferramenta. Essa estratégia também é aplicada à preparação de aulas. “Antes eu levava três dias, quatro dias montando uma aula; hoje eu faço em 40 minutos”, relata.

Estabeleça regras e limites

Além de explicar o objetivo, também é necessário estabelecer limites. “Tão importante quanto dizer para a IA o que é para ela fazer, é dizer para ela o que ela não pode fazer”, afirma.

Em outras palavras, você vai precisar de:

• delimitar fontes,
• indicar bases de dados confiáveis
• deixar claro que não deseja inferências ou informações não verificáveis.

Depois dessa configuração inicial, o próximo passo é criar rotinas. “Hoje, a melhor aplicação de IA é a que envolve rotinas. Ela automatiza a sua rotina”, diz.

Cavalini destaca que o papel humano continua sendo essencial. A IA realiza a primeira etapa operacional, enquanto a análise, a validação e os ajustes permanecem sob responsabilidade das pessoas. “Ela não faz nada sozinha. Tudo eu supervisiono”, afirma. 

Veja a seguir etapas importantes para utilizar IA no trabalho:

Nem sempre precisa de IA

Cavalini sugere identificar problemas que realmente podem ser resolvidos com IA e avaliar o impacto que a automação pode trazer. Questões que consomem tempo, geram erros frequentes ou exigem atividades repetitivas costumam ser bons pontos de partida. Mas em todo problema exige inteligência artificial. Em alguns casos, uma planilha simples, um lembrete na agenda ou um processo mais organizado podem ser suficientes. “Frequentemente, descobrimos que existe um caminho mais simples de se resolver”, afirma.

Outro cuidado importante é verificar se a ferramenta trabalha apenas com dados armazenados em sua memória ou se consegue buscar informações atualizadas na internet. Sem essa orientação, respostas podem ser baseadas em dados antigos. “Você tem que mandar ela ir buscar o dado mais recente, senão não funciona”, explica.

Redistribuição de tempo

Para Cavalini, o principal benefício da IA é a redistribuição do tempo de trabalho. Ao transferir tarefas operacionais para os sistemas automatizados, os profissionais podem concentrar esforços em atividades de maior valor agregado.

“Eu tenho tempo na minha rotina para pensar: como vai ser o futuro? Onde eu posso melhorar o serviço para os meus clientes? Onde eu posso buscar novas oportunidades?”, diz. 

Na avaliação do professor, esse é o maior potencial da tecnologia: transformar horas gastas em tarefas repetitivas em tempo dedicado à análise, à estratégia e à criatividade. Eventualmente, o profissional pode pedir ajuda de alguém experiente na criação de agentes de IA para montar as configurações que vão atender suas necessidades.