Princípio de Pareto: veja como regra simples pode te tornar mais produtivo

São Paulo, 16/10/2025 - Quem nunca se sentiu sobrecarregado com uma lista interminável de tarefas, sem saber por onde começar? O Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, pode ser a chave para mudar essa realidade.

Como explicado no site do governo federal, a ideia, usada há décadas por empresas e gestores em todo o mundo, propõe que 80% dos resultados vêm de apenas 20% das ações, uma regra simples, mas poderosa, que pode ser aplicada em praticamente qualquer área da vida.

O conceito nasceu a partir dos estudos do economista italiano Vilfredo Pareto, que observou, no fim do século XIX, que 80% da riqueza da Itália estava concentrada nas mãos de 20% da população.

Essa descoberta despertou o interesse de pesquisadores e profissionais de gestão, que perceberam que o mesmo padrão se repetia em outros contextos, da economia à produtividade pessoal.

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O que é a Análise de Pareto

A Análise de Pareto é uma ferramenta usada para identificar quais causas ou fatores são responsáveis pela maior parte dos problemas, erros ou desperdícios em uma empresa.

Em outras palavras: ela ajuda gestores e equipes a encontrar o verdadeiro foco, evitando o desperdício de tempo e energia em tarefas que trazem pouco impacto.

O método permite compreender que nem todos os problemas têm o mesmo peso. Ao identificar quais 20% de causas geram 80% das dificuldades, é possível traçar estratégias mais assertivas, resolver gargalos e direcionar melhor os recursos.

Como aplicar o Princípio de Pareto na prática

A aplicação do Princípio de Pareto pode ser feita de forma simples, por meio de tabelas, planilhas ou gráficos, conhecidos como Diagramas de Pareto.

Veja um passo a passo básico para aplicar o método na sua rotina profissional ou empresarial:

1. Liste os principais problemas ou tarefas.

Reúna os desafios que afetam sua rotina ou o desempenho da empresa.

2. Organize do mais frequente ao menos frequente.

Ordene a lista considerando quais problemas ocorrem com mais frequência ou têm maior impacto.

3. Calcule a representatividade de cada item.

Verifique qual a porcentagem de ocorrência ou impacto de cada causa.

4. Monte um gráfico visual.

Use um gráfico de barras para relacionar causas e frequência, isso ajuda a visualizar rapidamente o que mais pesa nos resultados.

Ao final, é possível perceber com clareza quais poucos fatores são responsáveis pela maioria das falhas ou conquistas. Essa visualização ajuda a direcionar ações de forma mais eficiente e estratégica.

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Por que o método é tão eficaz

O maior benefício da Análise de Pareto está em sua simplicidade: ela mostra, de forma objetiva, onde vale a pena concentrar esforços.

Em empresas, essa análise é usada para aprimorar processos, aumentar a produtividade, reduzir desperdícios e apoiar decisões gerenciais.

Mas o mesmo princípio pode ser aplicado em tarefas pessoais, como organização de tempo, estudos ou finanças.

De forma geral, o método estimula uma reflexão importante: nem tudo o que fazemos tem o mesmo impacto, e saber identificar o que realmente importa é o primeiro passo para ser mais produtivo.

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Como priorizar tarefas com base no Princípio de Pareto

Uma das maiores dificuldades na rotina profissional é definir o que realmente merece atenção primeiro. 

A Harvard Business Review recomenda um exercício simples, mas radical. A proposta é listar as seis principais tarefas do dia e, em seguida, eliminar as cinco últimas, focando exclusivamente na primeira. 

A orientação é dedicar os primeiros 90 minutos da manhã a essa atividade prioritária, com total concentração e sem distrações.

A lógica é clara: ao concentrar esforços naquilo que mais impacta seus resultados, você evita dispersar energia em tarefas de menor valor.

Para quem considera essa abordagem muito restritiva, a revista Inc. sugere uma alternativa mais flexível.

Nesse método, cada tarefa da sua lista recebe duas notas:

• uma para o nível de esforço necessário (de 1 a 10),
• e outra para o potencial de resultado positivo (também de 1 a 10).

Depois, calcula-se o grau de prioridade dividindo o número de esforço pelo de resultado. O menor valor indica a tarefa que deve ser feita primeiro. Veja um exemplo prático:

Tarefa 1

Escrever relatório:

• Esforço 10 / Resultado 2 = Prioridade 5

Tarefa 2

Preparar apresentação:

• Esforço 4 / Resultado 4 = Prioridade 1

Tarefa 3

Ligar para cliente:

• Esforço 1 / Resultado 10 = Prioridade 0,1

Com esse raciocínio, a ligação para o cliente, que exige pouco esforço, mas gera grande impacto, vem em primeiro lugar, seguida da apresentação e, por último, o relatório.

Essa forma de organizar o dia ajuda a aplicar o Princípio de Pareto na prática, garantindo que o foco esteja nas tarefas que realmente trazem resultados. Afinal, produtividade não é fazer mais, e sim fazer melhor.